Präambel: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für beide Geschlechter.
1. Personenbezogene Daten, Datenschutzverantwortlicher
Für die Organisation unseres Verbandes ist es unerlässlich, dass personenbezogene Daten verarbeitet werden. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. In dieser Erklärung geben wir im Sinne der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) unsere Datenschutzrichtlinie bekannt, so dass Sie wissen wie wir in unserem Verband personenbezogene Daten verarbeiten. Der Datenschutzverantwortliche im LTVW, Wolfgang Würz (Vizepräsident; Moselgasse 26/12/32, 1100 Wien; E-Mailadresse datenschutz@ltvw.at) steht für alle datenschutzrelevanten Angelegenheiten zur Verfügung. Nachfolgend geben wir an, von welchen Personenkreisen wir welche personenbezogenen Daten verarbeiten, zu welchem Zweck wir dies tun, wie lange wir die personenbezogenen Daten speichern und weshalb die Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtmäßig ist.
2. Betroffenenkreise, Datenarten, Zweck, Rechtsgrundlage Allgemeines
Personenbezogene Daten werden in unserem Verband grundsätzlich nur zum Zweck der Erreichung der Verbandsziele gemäß § 2 der Statuten des LTVW verarbeitet, also vorrangig für die Verwaltung der Mitgliedschaft der Vereine aber auch beispielsweise für die Vergabe und Verwaltung von Trainings-/Bäderzeiten, für die Kontrolle der Einhaltung der Trainingsordnung, für die Ausrichtung von Veranstaltungen wie Wettkämpfen, Mitgliederversammlungen (OVT) oder die Durchführung von Ausbildungsaktivitäten. Wir erfassen personenbezogene Daten grundsätzlich von folgenden Personenkreisen ausschließlich auf Basis einer freiwilligen Bekanntgabe:
Funktionäre von Mitgliedsvereinen
Wenn Sie Mitglied des Leitungsorganes eines unserer Mitgliedsvereine sind, verarbeiten wir neben den im zentralen Vereinsregister öffentlich zugänglichen Daten folgende Daten von Ihnen, sofern uns diese freiwillig bekanntgegeben wurden:
- Personenstammdaten: Anrede/Geschlecht, Titel/akad. Grad, Vor-und Familienname, Mitgliedsverein, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten (z.B. Telefon, Mobiltelefon, Fax, E-Mail-Adresse, private Website)
- Sonstige Daten (Korrespondenz, Dokumente)
Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Verarbeitung dient dem Zweck der Verwaltung der Mitgliedschaft des Vereines betreffend das Leistungsangebot unseres Verbandes gemäß § 2 der Statuten des LTVW, einschließlich diesbezüglicher automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz) sowie deren Nutzung zur bestehenden Betreuung und zur Abwicklung von Aufträgen und Serviceleistungen. Die oben genannten Daten werden bis zum Austritt des Funktionärs oder des Mitgliedsvereines gespeichert.
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung der Daten sind die Erfüllung eines Vertrags gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, die Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO und unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im oben genannten Zweck bzw. Vereinszweck (gemäß § 2 der Statuten) des LTVW.
Finanzverantwortliche der Mitgliedsvereine, Geschäftspartner, Lieferanten
Von den Finanzverantwortlichen unserer Mitgliedsvereine, den Vereinen selbst und unseren Geschäftspartnern bzw. Lieferanten verarbeiten wir folgende Daten:
- Ansprechpartner des Vereines (Kassier), anderer Kontoinhaber im Auftrag des Vereines sowie des Geschäftspartners bzw. Lieferanten: Vor- und Familienname, Adresse, Telefonnummer(n), E-Mail-Adresse
- Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (z.B. Zahlungsbelege, Rechnungen, Zahlungsmittel, Zahlungsgrund, Banktransaktionen, Kreditkartendaten, Bankverbindungsdaten etc.)
- Vertragsstammdaten (z.B. Liefer- bzw. Leistungsbedingungen, besondere Vereinbarungen, Nachlässe, Provisionsdaten)
- Vertretungsbefugnis innerhalb der Organisation
Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Die Verarbeitung der Kassier-, Vereins-, Geschäftspartner- und Lieferantendaten erfolgt zum Zweck der Erfüllung der finanziellen Verpflichtungen aus der Geschäftsbeziehung mit unseren Mitgliedsvereinen, Geschäftspartnern und Lieferanten. Die oben genannten Daten werden von uns zumindest für 7 Jahre gespeichert (wie in § 132 BAO vorgesehen), für 10 Jahre im Falle von Fördermitteln der öffentlichen Hand sowie allenfalls für 30 Jahre (Verjährungsfrist). Die Rechtsgrundlagen dafür sind die Erfüllung eines Vertrags gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c.
Athleten und Wettkampfteilnehmer
Von unseren Athleten und Wettkampfteilnehmern verarbeiten wir folgende Daten:
- Personenstammdaten: Vor- und Familienname, Geschlecht, Geburtsdatum, Vereinszugehörigkeit
- Absolvierte und/oder geplante Wettkampfdisziplinen
- Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten (z.B. Zahlungsbelege betreffend Nenngelder, Bankdaten, etc.)
- Ergebnislisten sowie sonstige für die Ausübung des Wettkampfsports notwendige Datenarten (z.B. Rekord-, Leistungs- und Trainingsdaten etc.)
- Daten zur Veranstaltungsorganisation und –abwicklung
- Fotos, Film- und Videoaufnahmen
Weitere Empfänger dieser Daten können je nach Anlassfall sein: Bundesfachverbände, AntiDoping-Einrichtungen, Wettkampfausrichter und -veranstalter, Zeitnehmungsdienstleister, Fördermittelgeber und Medien zum Zweck der Berichterstattung.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zu den Zwecken der Vorbereitung auf und der Durchführung von sportlichen Veranstaltungen, insbesondere Wettkämpfen, sowie des Ergebnis- und Informationsservices.
Die Rechtsgrundlagen dafür sind die Erfüllung eines Vertrags gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO sowie die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c, die Einwilligung der betroffenen Person gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO und unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO.
Unser berechtigtes Interesse liegt im oben genannten Zweck bzw. Vereinszweck (gemäß § 2 der Statuten) des LTVW.
Trainingswarte
Von unseren Trainingswarten verarbeiten wir folgende Daten:
- Personenstammdaten: Anrede/Geschlecht, Titel/akad. Grad, Vor-und Familienname, Mitgliedsverein, Adresse, Kontaktdaten (z.B. Telefon, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse)
- Funktionsperiode
Diese Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt zum Zweck der Erfüllung der Verpflichtungen aus der Geschäftsbeziehung des LTVW mit dem jeweiligen Mitgliedsverein. Die oben genannten Daten werden von uns für die Dauer der Funktion des Betroffenen als LTVW-Trainingswart gespeichert. Die Rechtsgrundlagen dafür sind die Erfüllung eines Vertrags gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, unser berechtigtes Interesse gemäß Art 6 Abs 1 lit f DSGVO sowie die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gemäß Art 6 Abs 1 lit c. 3.
3. Datensicherheit
Der LTVW hat zum Schutz der personenbezogenen Daten geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, welche die Daten unter anderem gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust, Zerstörung und unberechtigten Zugriff schützen. Die ergriffenen Maßnahmen unterliegen der regelmäßigen Überprüfung und werden laufend an den Stand der Technik angepasst. So werden beispielsweise sämtliche Daten auf privaten und passwortgesicherten Computern verarbeitet und gespeichert, welche sich in versperrten Behältnissen in den nicht öffentlich zugänglichen Privaträumlichkeiten der LTVWPräsidialfunktionäre befinden.
Um unbeabsichtigtem Datenverlust vorzubeugen, werden die Datensätze regelmäßig vom jeweiligen Datensatzbenutzer/-pfleger als Kopie im Sinne einer Backupsicherung an seinen Stellvertreter im Präsidium übermittelt.
Ungeachtet der Bemühungen der Einhaltung eines stets angemessen hohen Standards der Sorgfaltsanforderungen kann nicht ausgeschlossen werden, dass Informationen, die uns insbesondere über E-Mail bekannt gegeben werden, von anderen Personen eingesehen und genutzt werden. Der LTVW kann daher keine wie immer geartete Haftung für die Offenlegung von Informationen aufgrund nicht von ihm verursachter Fehler bei der Datenübertragung und/oder unautorisiertem Zugriff durch Dritte übernehmen (z.B. Hackerangriff auf E-Mail-Account, Abhören von Telefongesprächen, etc.).
4. Rechte der betroffenen Personen
AUSKUNFTSRECHT (ART 15 DSGVO): Wir haben Ihnen auf Antrag binnen eines Monats Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten und den Zweck der Verarbeitung zu erteilen.
RECHT AUF BERICHTIGUNG (ART 16 DSGVO): Bei unrichtigen bzw. unvollständigen Daten können Sie Berichtigung verlangen.
RECHT AUF LÖSCHUNG (ART 17 DSGVO): Wir müssen Daten löschen, wenn sie für die Zwecke der Verarbeitung nicht notwendig sind, Sie ihre Einwilligung widerrufen (sofern kein anderer, zusätzlicher Erlaubnistatbestand für die Verarbeitung vorliegt) oder die Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden.
RECHT AUF EINSCHRÄNKUNG DER VERARBEITUNG (ART 18 DSGVO): Sie können eine Einschränkung der Verarbeitung fordern, wenn Ihre Daten etwa nur mehr zu bestimmten Zwecken verwendet werden sollen.
RECHT AUF DATENÜBERTRAGBARKEIT (ART 20 DSGVO): Sie können verlangen, die von Ihnen verarbeiteten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und dass diese an andere Verantwortliche übermittelt werden sollen.
RECHT AUF WIDERSPRUCH (ART 21 DSGVO): Bei Verarbeitungen, die auf Basis eines öffentlichen Interesses oder unseres berechtigten Interesses erfolgen, können Sie Widerspruch erheben.
WIDERRUFSRECHT (ART 7 ABS 3 DSGVO): Einwilligungen können von Ihnen jederzeit und ohne Begründung widerrufen werden. Sie können dies durch Versenden einer Nachricht an unsere E-Mail-Adresse datenschutz@ltvw.at oder Senden eines Briefes an unsere Postadresse c/o DI Andrea Würz, Moselgasse 26/12/32, A-1100 Wien, vornehmen.
BESCHWERDE AN DIE DATENSCHUTZBEHÖRDE (ART 77 DSGVO): Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (in Österreich ist dies die Datenschutzbehörde). Eine Beschwerde können Sie per E- Mail unter dsb@dsb.gv.at einreichen.
Nähere Ausführungen zu diesen Rechten finden Sie in der deutschen Fassung der DSGVO unter folgendem Link: eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/PDF/ Bitte beachten Sie, dass Sie zur Ausübung dieser Rechte Ihre Identität in einer geeigneten Form nachweisen müssen. Ohne diesen Nachweis würde die Gefahr bestehen, dass Unbefugte an Ihre Daten gelangen bzw. darüber verfügen können. Bitte beachten Sie weiters, dass bei Inanspruchnahme einiger der vorgenannten Rechte (ausgenommen z.B. Auskunft, Berichtigung und Datenübertragbarkeit) die Erbringung einer Reihe bestimmter Dienst- und Serviceleistungen seitens des LTVW nicht mehr möglich ist.
5. Weitergabe der Daten an Dritte / Datenempfänger
Grundsätzlich geben wir keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter. Jedoch ist es aufgrund der Verbandsagenden, der gesetzlichen Verpflichtungen sowie der Komplexität heutiger Datenverarbeitungsprozesse teilweise unerlässlich, dass wir mitunter Daten an Dritte weitergeben müssen (siehe auch oben unter Pkt. 2).
Wenn Sie Näheres darüber erfahren wollen, wie und in welchem Umfang wir Ihre Daten in Ihrem konkreten Fall verarbeiten bzw. weitergeben, wenden Sie sich bitte an datenschutz@ltvw.at. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten bedienen wir uns gelegentlich Auftragsverarbeitern. Mit allen unseren Auftragsverarbeitern haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art 28 Abs 3 DSGVO abgeschlossen. Außerdem haben wir uns versichert, dass wir nur mit Auftragsverarbeitern zusammenarbeiten, die geeignete technische und organisatorische Maßnahmen implementiert haben, die eine Verarbeitung der Daten im Einklang mit den Anforderungen der DSGVO und den Schutz der Rechte der betroffenen Personen gewährleisten.
Manche der unter Punkt 2. genannten personenbezogenen Daten werden eventuell und je nach Anlassfall auch an folgende Dritte übermittelt, die keine Auftragsverarbeiter von uns sind:
- Land Wien – MA 51 und 44
- NADA / WADA
- Tauchsportverband Österreichs
- Finanzbehörde, Gerichte und Rechtsvertreter
- Versicherungsgesellschaften
6. WebSite www.ltvw.at
Cookies
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Dies erfolgt durch Übergabe einer unterschriebenen Erklärung an den Datenschutzverantwortlichen des Verbandes.
Stand: März 2019